Ámbito de aplicación

AENUS CORREDURIA DE SEGUROS S.L., en cumplimiento de la Ley 2/2023,reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y en consonancia con la cultura de cumplimiento implantada en la organización, pone a disposición un canal de denuncias interno para quelas personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones del Derecho dela Unión Europea o infracciones penales o administrativas graves o muy graves de nuestro ordenamiento jurídico, puedan informar con las debidas garantías para la protección del informante.

La buena fe, la conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales constituye un requisito indispensable para la protección del informante. Esa buena fe es la expresión de su comportamiento cívico y se contrapone a otras actuaciones que, por el contrario, resulta indispensable excluir de la protección, tales como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como aquellas que se han obtenido de manera ilícita

Compromisos

La política del Sistema interno de Información y el resto de normas internas que contribuyen a la construcción de una cultura corporativa de cumplimiento, integridad, honestidad y respeto a las normas y estándares éticos, estarán dirigidos a la consecución de los siguientes compromisos por parte de AENUS CORREDURIA DE SEGUROS S.L.

• Implantar los sistemas adecuados para la comunicación interna y externa
• Garantizar la privacidad y confidencialidad de las comunicaciones.
• Garantizar que se tramitan las denuncias anónimas
• Proteger a los denunciantes en el marco de la Ley 2/2023 garantizando que no se aplicarán represalias a los denunciantes.
• Nombrar al responsable del sistema interno de información que garantice la tramitación de expedientes cumpliendo con todos los requisitos exigidos en la Ley.
• Difundir la existencia del Sistema interno de información y de los canales de comunicación internos y externos a todos los trabajadores.
• Asegurar que se define un sistema disciplinario que sancione las conductas contrarias a la normativa aplicable.
• Definir y detallar el procedimiento de comunicación interno y externo.
• Evaluar periódicamente el funcionamiento del Sistema interno de información, implementando cambios cuando sean identificados.
• Definir los Rolkes y Responsabilidades dentro del Sistema de información.

La Dirección de las sociedad es la responsable de adoptar las medidas necesarias para la implementación y supervisión del desarrollo y aplicación de la presente Política del Sistema interno de Información.

El Comité de Cumplimiento es el Responsable del Sistema interno de Información encargado de garantizar la tramitación de los expedientes.

Canales internos de información

AENUS CORREDURIA DE SEGUROS S.L. ha habilitado canales internos de información que permiten a los socios, administradores, empleados, proveedores y otros terceros que determine la ley, informar sobre cualquier conducta, todo ello sin perjuicio de que puedan dirigir sus denuncias o informaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.

Los Canales internos de información constituyen el cauce preferente para informar sobre conductas contrarias a la normativa.

Las comunicaciones a través de los Canales internos de información pueden realizarse deforma anónima, deberán atender a criterios de veracidad y proporcionalidad, no pudiendo ser utilizados con fines distintos de aquellos que persigan el cumplimiento de la normativa y presentarse por escrito o verbalmente y se tramitarán de conformidad con el Procedimiento del Sistema interno de información.

AENUS CORREDURIA DE SEGUROS S.L. se compromete a no adoptar represalias contra cualquier persona que hubiera comunicado alguna conducta a través de los Canales internos de información salvo que la denuncia o información fuese falsa, se hubiere obtenido de manera ilícita, o se hubiere interpuesto de mala fe.

Gestión del sistema interno de información

La gestión del Sistema interno de información se llevará a cabo dentro de la propia sociedad. La persona física designada para ello es JESUS RODRIGUEZ GARCIA, Administrador de AENUS CORREDURIA DE SEGUROS S.L. En caso de ausencia por vacaciones, enfermedad o cualquier otra causa legal, podrá actuar de suplente cualquier otra persona que ejerza el cargo de administrador de la empresa o esté apoderado para tales funciones.

No obstante, se evitarán en todo caso posibles situaciones de conflicto de interés. El procedimiento para la comunicación y tramitación de las denuncias se concreta en los siguientes apartados:

Formas de la comunicación:

El procedimiento interno podrá iniciarse como consecuencia de:

• Denuncia de forma escrita al responsable del Sistema interno de Información, mediante correo electrónico dirigido a canaldedenuncias@aenus.es
• A través de correo postal, a la siguiente dirección: C/Doctor Esquerdo, Nº 144-146, 1º, Oficina 2. 28007 Madrid.
• De forma verbal al responsable del Sistema interno de Información, contactando al teléfono 616 913 101. En este caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo establecido en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
• A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial con el Responsable del Sistema interno de Información, que deberá celebrarse dentro del plazo máximo de siete días.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:

• Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible.
• A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobreprotección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Todas las comunicaciones recibidas de forma escrita, verbal o con reunión presencial serán tratadas de manera confidencial y, en su caso, se garantizará el anonimato cuando sea posible.

Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

Cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, se garantizará la confidencialidad, y se advertirá al receptor de la comunicación de que deberá remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema, informándole de la tipificación como infracción muy grave, en caso de su quebranto.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

• El Responsable del Sistema Interno de Información y a quien lo gestione directamente.
• El Responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
• El Responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
• El delegado de protección de datos.

En todos los casos, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información y denuncia ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

Igualmente se informará de la posibilidad de acudir a la AUTORIDAD INDEPENDIENTEDE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE, con sede en Calle Luis Cabrera, 9, 28002Madrid, mediante correo postal, o a través de correo electrónico a la cuenta de correo:canal.externo@proteccioninformante.es

Asimismo se informará de la posibilidad de dirigirse a otros canales externos específicos, cuya información puede obtenerse accediendo a la web con el siguiente enlace: https://www.proteccioninformante.gob.es/informacion-sobre-otros-canales-externos-deinformacion.

Tratamiento de las informaciones

La comunicación de la denuncia quedará registrada de forma escrita, remitiéndose, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, acuse de recibo de la comunicación al informante, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

Será obligatorio conservar todos aquellos documentos que puedan servir de soporte de la conducta o hechos objeto de la comunicación durante el periodo de tiempo en que se mantenga el riesgo de incidencia con efectos penales o exista obligación legal de conservación de dichos documentos.

El Responsable del Sistema Interno de Información procederá a la apertura del Expediente correspondiente y a su anotación en el Libro - Registro de informaciones recibidas e investigaciones internas.

El Responsable del Sistema de Información, tras efectuar el análisis de la denuncia, procederá a adoptar alguna de las siguientes decisiones:

• Solicitar información adicional al informante, si se considera preciso para decidir sobre la realización de actuaciones de investigación.
• Acordar el inicio de la fase de investigación.
• Archivar la comunicación sin realización de actuaciones adicionales, por no apreciar conducta que encaje en los incumplimientos descritos o los mismos carezcan de rigor y/u objetividad.

La decisión adoptada por el Responsable del Sistema de Información será comunicada al informante.

En caso de decidirse el inicio de la fase de investigación, determinará el órgano que debe realizar el procedimiento de investigación y conclusiones del hecho, remitiendo a la mayor brevedad la comunicación y documentación a:

• Responsable de Protección de Datos, en caso de las denuncias relativas a la normativa de protección de datos.
• Responsable de Recursos Humanos, para comunicaciones relativas a infracciones dela normativa laboral.
• Responsable del seguimiento del protocolo de actuación frente al acoso sexual y al acoso por razón de sexo, cuando los hechos denunciados puedan constituir actos de tal clase.
• Responsable de los servicios jurídicos de la sociedad, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación

Audiencia del afectado

La persona afectada por la denuncia tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin dela investigación.

El plazo de audiencia será de cinco días naturales, salvo en los casos en que en el Convenio Colectivo o protocolo específico a aplicar, sea distinto.

Investigación

La investigación se hará atendiendo a criterios de rapidez, confidencialidad, presunción de inocencia y derecho al honor de las personas afectadas.

Las actuaciones de investigación serán reflejadas en un acta.

Podrá solicitarse durante este trámite cuanta documentación sea precisa para clarificar la denuncia.

Finalización del procedimiento de gestión de informantes

El expediente será finalizado en un plazo máximo de dos meses, pudiendo prorrogarse por otro mes, en el caso de que se estimase necesaria la realización de actuaciones adicionales.

Una vez realizadas las actuaciones tendentes al esclarecimiento de los hechos comunicados, se pondrá fin al expediente mediante la emisión de un documento de CONCLUSIONES, que incluirá una debida exposición de los hechos denunciados, investigaciones realizadas, valoración de las alegaciones y pruebas, presuntos responsables, y en el que se podrán acordar las siguientes actuaciones:

• Abrir expediente disciplinario contra la persona que hubiera ejecutado una conducta que podría ser constitutiva de infracción laboral.
• Adoptar medidas correctoras para prevenir que los hechos o conductas puedan volver a ejecutarse en el seno de la sociedad.
• Comunicar los hechos o conductas que revistan los caracteres de infracción penal o administrativa, a las autoridades judiciales, a Fiscalía, o a las Administraciones Públicas competentes.
• Verificar que no se ha ejecutado conducta alguna que genere un riesgo de imputación para la Sociedad o cualquiera de sus miembros.

Conservación del expediente

Todas las actuaciones que componen la tramitación de la denuncia se conservarán integrados en un Expediente.

Los diferentes expedientes se almacenarán en plataformas, soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, confidencialidad, su no manipulación y su adecuada conservación y localización. Y ello, sin perjuicio de que también puedan ser almacenados en soporte papel.

Todos los datos correlativos a un expediente se conservarán por el tiempo imprescindible para que las infracciones puedan ser sancionadas por la empresa o por los organismos competentes.